Makalah Sistem Informasi Manajemen : CBIS (Computer Based Information System)

BAB 1

PENDAHULUAN

A.  Latar Belakang

Jauh sebelum adanya teknologi computer, Sistem Informasi Manajemen (SIM) telah digunakan oleh para pemimpin organisasi atau perusahaan dalam upaya pengambilan keputusan. Namun demikian proses pengambilan keputusan,yang di lakukan saat itu sangat sederhana, segala sesuatunya masih berjalan secara manual karena semua data masih tersimpan dalam lembaran-lembaran arsip yang bermacam-macam. Dimana apabila pemimpin membutuhkan berbagai informasi pada arsip-arsip tersebut untuk digunakan sebagai sebagai pengambilan keputusan maka sangatlah sulit untuk mencarinya. Penyimpanan arsip-arsip tersebut sangat tidak efektif maka untuk mencariya pun membutuhkan waktu yang lama. Selain itu kemungkinan dari keefektifan cara penyimpanan tersebut membuat beberapa arsip-arsip yang telah disimpan rusak atau tidak terawat. Dengan hadirnya computer pada zaman sekarang ini telah merubah segalanya. Berbagai arsip dan dokumen-dokumen yang tadinya disimpan secara manual, sekarang semuanya disimpan secara digital. Semua dokumen yang disimpan secara digital merupakan penyimpanan yang efektif dan efisien.

B.     Tinjauan Pustaka

Pengertian SIM menurut beberapa ahli

1.  Menurut Kroenke David, Sistem Informasi Manajemen adalah pengembangan dan penggunaan system-sistem informasi yang efektif dalam organisasi

2.  Menurut Mc Lead, Sebagai suatu system berbasis computer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan serupa

BAB II

PEMBAHASAN 

A.    Pengertian Umum Computer Based Information System (CBIS)

Sistem Informasi Berbasis Komputer mengandung arti bahwa computer memainkan peranan penting dalam sebuah Informasi. Secara teori, penerapan sebuah system informasi memang tidak harus menggunakan computer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin system yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik tanpa adanya computer. System informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah computer-based atau pengolahan informasi berbasis computer.

Menurut Teguh (2004), computer Based information system (CBIS) atau dalam bahasa indonesianya disebut juga dengan Sistem Informasi Berbasis komputer merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan.

Saat ini Sistem Informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian manajemen. Hal inidisebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam mengkoordinasi sub unit-sub unit dari organisasi dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Dua hal yang menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan mengarahkan.

Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer. (Yulid, 2011)

Manfaat utama dari perkembangan system informasi bagi system pengendalian manajemen adalah : penghematan waktu (time saving), biaya (cost saving), peningkatan efektivitas (efektiveness), pengembangan teknologi (technology development), pengembangan personel akuntansi (accounting staff development).

B.     Istilah Yang Terkait Dengan CBIS.

1)      Data

Data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan kenyataan yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi.

Banyak terdapat pengertian data yang dirangkum dari berbagai sumber. Bagian ini akan mengutip tiga pengertian data dari sudut pandang yang berbeda-beda.
1. Menurut berbagai kamus bahasa Inggris-Indonesia, data diterjemahkan sebagai istilah yang berasal dari kata “datum” yang berarti fakta atau bahan-bahan keterangan.
2. Dari sudut pandang bisnis, terdapat pengertian data bisnis sebagai berikut : “Business data is an organization's description of things (resources) and events (transactions) that it faces”. Jadi data, dalam hal ini disebut sebagai data bisnis, merupakan deskripsi organisasi tentang sesuatu (resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi.
3. Pengertian yang lain mengatakan bahwa “data is the description of things and events that we face”. Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.
Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi.

2)      Informasi

Berikut juga akan disampaikan pengertian informasi dari berbagai sumber.
1. Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management Informations System : Conceptual Foundations, Structures, and Development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.
2. Menurut Barry E. Cushing dalam buku Accounting Information System and Business Organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.
3. Menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku Management Control Systems, menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunanya.
4. Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin dalam bukunya Accounting Information Systems : Concepts and Practise mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk-bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis.
Dari keempat pengertian seperti tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.

3)      Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar sub sistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat, dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkan. Dan disebut juga sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

4)      Berbasis computer

Sistem informasi “berbasis computer” mengandung arti bahwa computer memainkan peran penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah sistem informasi tidak harus menggunakan computer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya computer. Sistem informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.  

Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam mengkoordinasi subunit-sub unit dari organisasi dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Dua hal yang menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah :

-          Penghematan waktu (time saving)

-          Penghematan biaya (cost saving)

-          Peningkatan efektivitas (effectiveness)

-          Pengembangan teknologi (technology development)

-          Pengembangan personel akuntansi (accounting staff development).

C.              Subsistem pengembangan sistem informasi terbagi 5 bagian yaitu :

1)      Sistem Informasi Akuntansi

Subsistem yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan perusahaan menjadi jauh lebih mudah dan sederhana dengan penggunaan sistem komputer. Saat tindakan berlangsung dan transaksi terjadi, data dimasukkan ke dalam basis data. Salah satunya adalah ketika data akuntansi ini masuk ke dalam pusat pengumpulan data yang dilakukan oleh pekerja dan pengawas kendali kualitas saat produksi berlangsung.

2)      Sistem Informasi Manajemen

SIM bertanggung jawab dalam menyediakan informasi untuk seluruh manajer perusahaan dalam bentuk laporan berkala, laporan khusus, dan keluaran bentuk matematika. Para manajer di semua wilayah fungsi dapat menerima keluaran ini, yang sebagian besar dihasilkan dari gabungan data SIA yang ada. Contoh laporan yang dimaksud adalah manajer kendali kualitas dapat menerima laporan bulanan yang menunjukan tingkat penolakan untuk masing-masing tahap dalam proses di pabrik.

3)      Sistem Pendukung Keputusan

Sistem ini memungkinkan pembuatan keluaran (out put) untuk masalah khusus yang berkenaan dengan kualitas. Penerapan SPK yang berbasis sistem komputer ini dapat dilihat dari beberapa kegiatan seperti; seorang pengawas kualitas produksi perusahaan yang dapat memperbaiki basis data untuk tampilan biaya perbaikan produk yang disebabkan pengembalian dari pelanggan, manajer pabrik dapat menggunakan lembaran elektronik untuk meniru pengaruh bonus kualitas pada biaya produksi.

4)      Sistem Otomatisasi Perkantoran

SOP menyediakan prasarana telekomunikasi untuk orang-orang di dalam perusahaan dan memampukan mereka untuk berkomunikasi di lingkungan internal dengan para penyalur serta para pelanggan di lingkungan perusahaan. Komunikasi ini membuat kelompok penanggung jawab kualitas, seperti komite dan kelompok proyek, untuk menyelaraskan upaya kemampuan telekomunikasi tersebut. Pengolahan kata (word processing), Email, surat suara (voice mail), dan pemindahan facsimile dapat memenuhi dan menunjang pelaksanaan subsistem ini dengan baik.

5)      Sistem Ahli

Perusahaan dapat menggunakan kecerdasan buatan (artificial intelligent) untuk meraih suatu pengetahuan dan menjadi ahli dalam pengetahuan tersebut serta untuk lebih mencakapkan para pegawai pada bentuk sistem informasi. Fungsi sistem ahli dinamakan sebagai konsultan, dan kegiatannya disebut konsultasi. Tingkatan operasional perusahaan merupakan tempat sistem ahli yang paling tinggi nilai efektivitasnya. Sistem ini dapat menampilkan kebutuhan basis data atau penggunaan di bidang lainnya secara lebih cepat. Salah satu sistem ahli pertama adalah buatan perusahaan General Electric (GE) dari Amerika Serikat untuk mendapatkan transfer pengetahuan dari ahli perbaikan lokomotif yang lama dan mendekati masa pensiun.

Dengan berkembangnya CBIS, dapat merencanakan merencanakan siklus hidup dan mengatur para spesialis informasi yang terlibat didalamnya. Karena CBIS identik dengan organisme hidup yakni lahir, tumbuh, matang, berfungsi dan mati. Manfaat dan kendala yang dapat diantisipasi dari E-Commerce. Karena dimana ada manfaat yang diciptakan pasti ada juga kendala-kendala yang akan dihadapi. manfaat,model sendiri itu sangat begitu berpengaruh terhadap suatu perusahan atau siatem yang digunakan.

D.    Evolusi di Bidang Aplikasi Komputer

a.       Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System)

System berbasis computer yang pertama disebuat system pemrosesan data elektronik . belakangan istilah system informasi akuntansi mulai dikenal. Dan kini menjadi system pemrosesan transaksi. System Pemrosesan Transaksi merupakan istilah yang telah umum. System-sitem ini dibagi satu ikatan yang sama dimana mereka memproses data yang mencerminkan aktifitas perusahaan.

b.      Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Dengan telah dibentuk dan berjalannya system pemrosesan transaksi, baik spesialis informasi perusahaan maupun produsen computer ingin terus melanjutkan peningkatan dalam aktivitas komputasi, sehingga mereka mencari area-area aplikasi yang baru. Kita mendefinisikan SIM sebagai suatu system berbasis computer yang membuat informasi tersedia bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan serupa. Para pengguna SIM biasanya terdiri dari entitas-entitas organisasi formal perusahaan atau sub unit anak perusahaannya.

c.        Sistem Kantor Virtual (Virtual Office Sistem)

Kemampuan aplikasi otomatisasi kantor untuk dapat dilakukan dimana saja telah melahirkan konsep kantor virtual yaitu melakukan aktifitas kantor tanpa tergantung pada satu lokasi fisik tertentu. Misalnya, para manager dapat melakukan konferensi video tanpa semua pihak harus hadir pada lokasi fisik yang sama. System kantor virtual telah membuat manager lebih dapat diakses oleh konsumen dan pihak-pihak lain didalam perusahaan.

d.       Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan (Decision Support System)

Awalnya output DSS dihasilkan dari suatu basis data relational dan mencakup laporan berkala dan khusus serta output dari model-model matematis. Berikutnya, ditambahkan kemampuan dukungan keputusan kelompok melalui peranti lunak yang berorintasi pada kelompok yang disebut groupware. Groupware memungkinkan DSS bertindak sebagai suatu sistm pendukung pengambilan keputusan kelompok  (group decision system-GDSS).

e.       Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (Enterprice Resource Planning System)

Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan adalah system berbasis computer yang memungkinkan manajemen seluruh sumber daya perusahaan dalam basis keseluruhan organisasi. Pertumbuhan peranti lunak ERP yang luar biasa pesat diakhir tahun 1990-an dapat dikaitkan pada beberapa factor, diantaranya adalah masalah Y2K, kesulitan dalam mendapatkan system yang meliputi seluruh  usaha, membanjirkan aktivitas penggabungan usaha korporasi, dan strategi kompetitif “meniru pemimpin”.

v  Peran SIM berbasis Komputer

Nilai Suatu Informasi berhubungan dengan keputusan. Hal ini berarti bahwa bila tidak  ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan berulang yang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang.

SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat.

CONTOH KASUS FAKTUAL

Salah satu perusahaan yang bergerak di bidang retail, yang terkenal di Indonesia, sebut saja Carrefour. Sudah pasti menggunakan CBIS dalam menjalankan usahanya. Karena bidang usaha retail yang mempunyai pelanggan dalam jumlah yang besar bahkan sudah mempunyai cabang yang banyak juga maka dalam kegiatan operasionalnya sudah pasti berbasis computer.

Perusahaan retail ini menjual berbagai macam kebutuhan, mulai dari kebutuhan pokok sampai perlengkapan rumah tangga, mungkin mencapai ribuan item/jumlah produk dengan kuantitas yang besar dan total omset yang pasti besar juga. Untuk itulah di perlukan system manajemen yang baik agar kinerja perusahaan dapat di capai secara efisien dan efektif.  Agar tujuan dari perusahaan tercapai, maka manajer harus membuat system manajemen yang baik. Manajer  memerlukan informasi yang cepat, tepat, akurat dan dapat di percaya / dapat dipertanggung-jawabkan.  Penerapan Sistem Informasi Akuntansi berbasis computer ( CBIS ) merupakan salah satu alternatif jawaban yang tepat jika pihak manajemen.

Sistem terkomputerisasi di mulai sejak dari Perusahaan memesan ( order) barang. Untuk memesan barang dari pemasok, sekarang sudah menggunakan email yang langsung di tujukan ke bagian penjualan dari pemasok. Tahap selanjutnya perusahaan menerima barang pesanan, maka barang tersebut di input ke dalam program dalam computer ( input kode barang, jenis barang, jumlah, harga, dll ). Pada waktu pelanggan datang ke Carrefour dan melakukan pembayaran maka kasir dari Carrefour segera meng-scan barcode setiap barang yang di beli, setelah itu dengan cepat, kasir langsung mengetahui jumlah harga yang harus di bayar oleh pelanggan.

Keunggulan Retail yang menggunakan CBIS :

o    Lebih cepat dan teliti dalam melayani pelanggan, sehingga kepuasan pelanggan dapat terpenuhi.

o    Manajer dapat memperoleh informasi REAL-TIME mengenai jumlah penjualan, total omset, gross profit sehingga dapat mempermudah manajer untuk pengambilan keputusan.

o    Perusahaan dapat mengetahui keadaan Stock barang REAL-TIME sehingga perusahaan dapat cepat mengorder ke pemasok.

Sebaliknya untuk retail yang tidak menerapkan CBIS, seperti Agen-agen / pedagang di pasar tradisional yang masih menggunakan system manual. Untuk memesan barang dari pemasok, harus lewat telepon atau datang langsung ke pemasok. Dalam melayani pelanggan, masih menggunakan system hitung manual yang kecepatan dan ketepatannya tidak sebanding dengan menggunakan CBIS. Bahkan untuk mengetahui stock barang pun harus menghitung dahulu satu persatu stock yang ada di gudang, yang pasti membutuhkan waktu yang lama. Karena system informasi yang lama dan belum tentu akurat, Maka di dalam proses untuk mengambil keputusan pun dari pihak manajemen akan mengalami kendala.

BAB III

PENUTUP

1.        KESIMPULAN

Kehadiran teknologi system computer sangat dibutuhkan oleh para pemimpin dalam suatu organisasi atau perusahaan untuk pengambilan keputusan yang dapat dipertanggung jawabakan. Penyimapan arsip atau dokumen-dokumen yang dilakukan oleh para manager secara komputerisasi ini dapat diproses dengan cepatdan dalam pencariannya tidak membutuhkan waktu yang lama, sehingga informasi yang dibutuhkan oleh para manager dapat segera ditampilkan. Dengan aktifitas SIM berbasis computer, para pemimpin perusahaan/manager dapat lebih mudah, murak, efisien dan efektif dalam upaya pengambilan keputusan, termasuk didalamnyadalam melakukan fungsi-fungsi manajemen.

2.      Kritik dan Saran

Penulis menyadari tentang penyusunan makalah, tentu masih banyak kesalahan dan kekurangannya, karena terbatasnya pengetahuan dan kurangnya rujukan atau referensi yang hubungannya dengan makalah ini.

Penulis banyak berharap para pembaca dapat memberikan kritik dan saran yang membangun kepada penulis demi kesempurnaan makalah ini. Semoga makalah ini berguna bagi penulis dan khususnya juga para pembaca yang pada umumnya.

           

Daftar Pustaka

Amsyah, Z. (1977), Manajemen Sistem Informasi. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.

http://www.perpuskita.com/cbis/624/

Fattah, H. A. (2009), Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Amikom

http://sekolahtinggiilmuekonomiindonesia.wordpress.com/2011/09/

http://ikc.depsos.go.id/berseri/teguh-cbis/teguh-cbis-01.zip

http://id.wikipedia.org/wiki/sistem_informasi